Convocatoria
Para llevar a cabo las convocatorias realizadas por cada comité editorial, se tienen en cuenta las fechas del calendario académico respectivo, estas se difunden por las distintas redes sociales, y deben tener en cuenta las decisiones gráficas que contengan las siguientes indicaciones: fecha máxima de recepción, categorías: textos creativos (cuentos y poemas cortos), textos académicos, reseñas cinematográficas y literarias, textos externos (textos ajenos a la Universidad La Gran Colombia y que reúnen las categorías anteriormente mencionadas); fuente y tamaño de fuente (Times New Roman, 12 puntos); interlineado 1.5; extensión máxima dos cuartillas. El formulario de inscripción va adjunto a la pieza gráfica.
El ordenamiento de la revista es parte de las decisiones de los miembros del comité vigente. Por otra lado, la convocatoria que concierne a los docentes se hace por medio de la sugerencia vía correo electrónico. La difusión de las convocatorias se hace hasta las fechas concretadas por el equipo editorial. Es menester que cada miembro procure comunicarse con las redes sociales oficiales de la universidad, facultad y licenciatura para que desde allí se comparta dicha información.
Selección
La recepción, selección y edición de textos, para cada uno de los números de la revista, se realizará por parte de todos los miembros activos del comité editorial, quienes estarán a cargo de la publicación correspondiente al semestre que se encuentre en curso, de manera imparcial y profesional, de manera que se proporcionen evaluaciones justas.
De manera que una vez cerradas las convocatorias todos los estudiantes pertenecientes al comité editorial deberán clasificar, leer y retroalimentar cada uno de los textos que sean recibidos como aporte para el número en cuestión. Se debe tener en cuenta los parámetros establecidos al momento de la publicación de la convocatoria, los cuales contemplan efectos como la extensión y la relación de pertinencia con la categoría a la que se postula cada uno de los textos, con el fin de mantener los parámetros de objetividad, calidad e imparcialidad que caracterizan cada una de las publicaciones que se realizan en nombre del Grafógrafo UGC.
Proceso de revisión de pares
Todos los artículos serán sometidos a un proceso de arbitraje anónimo a cargo de evaluadores pertenecientes al comité editorial de Grafógrafo UGC, quienes son seleccionados para dicha función. Las correcciones de forma necesarias hechas por el Comité Editorial de la revista deberán ser tenidas en cuenta por el autor ya que estas consideran la totalidad del texto leído y socializado por cada par editorial. El Comité Editorial define la publicación de los textos aprobados en el número correspondiente.
Responsabilidad de los autores
Todos los autores que se reflejan en el trabajo deben haber contribuido activamente en el mismo. Grafógrafo UGC proporciona a los autores unas instrucciones claras donde se explican los conceptos de autoría académica, especificando que las contribuciones deben quedar claras. Los editores de Grafógrafo UGC piden la declaración a los autores de que cumplen con los criterios de la revista en relación con la autoría. En caso de darse un conflicto en los derechos de un trabajo publicado, los editores de Grafógrafo UGC se pondrán en contacto con el autor que reclama su autoría para establecer la veracidad del caso. Si los editores lo estiman oportuno, se cerrará el acceso temporalmente al artículo en cuestión hasta que se tome una decisión final.
Tratamiento de datos y obras seleccionadas. Derechos de autor. Política antiplagio
Frente al tratamiento y uso de datos personales, la Ley estatutaria 1581 de 2012 “Habeas Data” acoge al Grafógrafo UGC al recolectar información para el ordenamiento y nombramiento de los postulantes en categorías para la edición saliente, el autor de la obra a postular autoriza el uso de los datos registrados para su publicación (Nombre, cargo, lugar de trabajo o estudio, ciudad, correo electrónico para el contacto), además de que acepta la veracidad y pertinencia de estos, y demás principios contemplados en el Artículo 4 de dicha Ley.
Grafógrafo UGC no debe recolectar ni hacer uso o tratamiento con datos sensibles salientes de los postulantes (ver art. 5 Ley 1581 de 2012).
Las obras contenidos en las ediciones de Grafógrafo UGC se pueden reproducir, distribuir y comunicar públicamente en formato digital, siempre y cuando se reconozcan los nombres de los autores y su dependencia institucional, y a la Universidad La Gran Colombia. Se permite citar, adaptar, archivar y crear a partir del material, para cualquier finalidad (incluso comercial), siempre que se reconozca adecuadamente la autoría, se proporcione un enlace a la obra original y se indique si se han realizado cambios. La Universidad La Gran Colombia no retiene los derechos sobre las obras publicadas y los contenidos son responsabilidad exclusiva de los ponentes, quienes conservan sus derechos morales, intelectuales, de publicidad y privacidad.
A partir de herramientas de detección de plagio, se hará la revisión de cada texto recibido, de igual forma, en los textos académicos se ejercerá una rigurosa revisión en los listados de referencias bibliográficas y citas mencionadas para la construcción de dicha publicación, acogiéndose a las Normas APA sexta edición de la Universidad La Gran Colombia. Los textos postulados que contengan plagio serán automáticamente descartados, notificando al autor de los contenidos detectados.
El aval sobre la intervención de la obra (corrección de estilo, revisión, traducción, diagramación) y su posterior divulgación se otorga a partir de una licencia de uso y no a través de una cesión de derechos, lo que representa que la Revista Grafógrafo, la Facultad de Ciencias de la Educación y la Licenciatura en Humanidades y Lengua Castellana, y la Universidad La Gran Colombia se eximen de cualquier responsabilidad que se pueda derivar de una mala práctica ética por parte de los autores. En consecuencia, de la protección brindada por la licencia de uso, la revista no se encuentra en la obligación de publicar retractaciones o modificar la información ya publicada, a no ser que la errata surja del proceso de gestión editorial. La publicación de los contenidos no representa regalías para los contribuyentes. El retiro de un artículo se solicitará por escrito con un documento impreso al Comité editorial y se formaliza con la respuesta oficial del comité.
Apoyos desde comités de ética
Los editores atenderán a las recomendaciones del Comité de Ética en Publicación (COPE), el Consejo de Editores Científicos (CSE), u otro órgano competente, si se necesita más asesoramiento.
El comité editorial de Grafógrafo UGC perseguirá los casos en que se sospeche mala conducta y que se manifiesten durante los procesos de revisión por pares y publicación. Si se confirma un caso de mala conducta, los editores pueden considerar la imposición de vetos a los autores por un período de tiempo.